নবীন ও অভিজ্ঞ ঠিকাদারদের সফলতার প্রস্তুতি

যেকোন ব্যবসায় সফলতার জন্য সুন্দর প্রস্তুতির দরকার। আর ব্যবসার অন্যতম সৌন্দর্য প্রোপার ডকুমেন্টেশন (প্রয়োজনীয় নথি-পত্র প্রনয়ণ ও সংরক্ষণ)।

একটা চাকরির বিজ্ঞাপনে মাস্টার্স পাশ যোগ্যতা চাওয়া হলেও আমরা একাডেমিক সার্টিফিকেটের পাশাপাশি (না চাইলেও) ভাষা-শিক্ষার সার্টিফিকেট, কম্পিউটার শিক্ষার সার্টিফিকেট, ক্রীড়ার সার্টিফিকেট, সামাজিক কর্মকান্ডের সার্টিফিকেট ইত্যাদি (যার যা আছে) সংযুক্ত করে দেই। নিয়োগ-কর্তার বাড়তি দৃষ্টি/সুনজর আকর্ষনের জন্য এই এক্সট্রা কারিকুলামগুলো সংযুক্ত করা হয়। যেকোন প্রজেক্ট প্রোপোজাল সাবমিটের ক্ষেত্রে বা টেন্ডার সাবমিটের ক্ষেত্রেও রিক্যুয়ার্ড ডকুমেন্টের সাথে (কর্তৃপক্ষ না চাইলেও) কিছু এক্সট্রা নথি-পত্র সংযুক্ত করে দিলে তা অবশ্যই মূল্যায়নের ক্ষেত্রে যথেষ্ঠ গুরুত্ব বহন করে।

যে নথি-পত্রগুলি নিয়ে নিম্নে আলোচনা করছি, তার সবগুলিই ব্যবসার শুরুতেই বাধ্যতামূলক, তা নয়। ফান্ডামেন্টাল ডকুমেন্টগুলো দিয়ে আপনি ব্যবসা শুরু করতে পারবেন। কিন্তু আপনার লক্ষ্য থাকতে হবে সবগুলি নথি-পত্র/সার্টিফিকেট অর্জন করা।

শুরু করছি,

e-GP তে রেজিস্ট্রেশনের সময় যা লাগে তা প্রথমে লিখছিঃ

১। কোম্পানি ইনকর্পোরশন সার্টিফিকেট অথবা রেজিস্ট্রেশন ডকুমেন্ট (যাদের ইনকর্পোরশন সার্টিফিকেট নেই, অর্থাৎ যাদের বিজনেসের ধরণ একক মালিকানা বা প্রোপ্রাইটরশিপ, তাদের ক্ষেত্রে মালিকানা অঙ্গীকারনামা/হলফনামা/এফিডেভিড লাগবে)

২। ট্রেড লাইসেন্স (আপডেট)

৩। TIN সার্টিফিকেট (আপডেট)

৪। VAT (আপডেট-১৩ ডিজিট)

৫। ফার্ম/কোম্পানি এডমিন এর জন্য কোম্পানি/ফার্মের মালিক থেকে অথোরাইজেশন লেটার

৬। অথোরাইজড এডমিন এর জাতীয় পরিচয়পত্র অথবা পাসপোর্ট (পাসপোর্টের প্রথম ২ পৃষ্ঠা)

৭। অথোরাইজড এডমিন এর ১ কপি পাসপোর্ট সাইজ ছবি

৮। ই-জিপি নিবন্ধন এর ব্যাংক ফি জমার রশিদ কপি

এরপর বিজনেসের ধরণ এবং প্রয়োজন অনুসারে যে লাইসেন্সগুলি করতে পারেনঃ

১। Public Works Department (PWD)

২। Local Government Engineering Department (LGED)

৩। Health Engineering Department (HED)

৪। Education Engineering Department (EED)

৫। Electric Contractor & Supervisor (ABC) License

৫। Military Engineering Services (MES)

৬। BEPZA

৭। ইত্যাদি

ফিনান্সিয়াল ক্যাপাবিলিটির জন্য যে নথি-পত্রগুলো প্রস্তুত রাখা দরকারঃ

১। Audited Financial Statement

২। Average Annual Turnover (Minimu Last 3 Years)

৩। Bank Solvency Certificate / Bank Statement

৪। Source of Credit Line (for Adequacy of Working Capital)

পূর্ববর্তী এবং চলমান কাজের নথি-পত্রসমূহঃ

১। Completed Project (Work Order & Agreement)

২। Work Completion Certificate

৩। On-going Project (Contract Agreement/Notice of Commencement)

৪। List of Client References (With Contact Details according to Project)

কোম্পানি/ফার্মের অবকাঠামোগত নথি-পত্রঃ

১। কোম্পানি প্রোফাইলঃ কোম্পানির যাবতীয় তথ্যের সমন্বয়ে সুন্দর একটা প্রোফাইল তৈরি করে রাখুন

২। এমপ্লয়ি লিস্টঃ নাম, পদবি, যোগ্যতা, নিয়োগের তারিখ ইত্যাদি দিয়ে একটা এমপ্লয়ি লিস্ট তৈরি করে রাখুন এবং অফিস ম্যানেজমেন্ট স্টাফ ও অপারেশন ম্যানেজমেন্ট স্টাফদের জন্য আলাদা ছক করুন

৩। প্রত্যেক এমপ্লয়ির সিভি/রিজিউম আপডেট রাখুন

৪। HR পলিসিঃ আপনার কোম্পানির জন্য একটি HR পলিসি তৈরি করুন

৫। ইকুপমেন্ট লিস্টঃ নাম, কার্য-ক্ষমতা, সংখ্যা, নিজের, নাকি ভাড়া ইত্যাদি তথ্য দিয়ে একটা ইকুইপমেন্ট লিস্ট তৈরি করে রাখুন

৬। সেফটি পলিসিঃ আপনার কোম্পানির জন্য একটি সেফটি পলিসি তৈরি করুন

ওয়ার্কিং পলিসি রিলেটেড নথি-পত্রঃ

১। ওয়ার্কিং পলিসিঃ ওয়ার্ক এক্সিকিউশন প্রসেস, টেকনিক্যাল এপ্রোচ, ওয়ার্ক মেথডোলজি, ওয়ার্ক প্ল্যান, কোয়ালিটি কন্ট্রোল, ওয়ার্ক ইভালুয়েশন ইত্যাদি উল্লেখপূর্বক একটা ওয়ার্কিং পলিসি তৈরি করে রাখুন

২। Gantt চার্টঃ সম্ভাব্য ওয়ার্ক প্রগ্রেস কেমন হতে পারে তার একটা টেমপ্লেট তৈরি করে রাখতে পারেন

সম্ভব হলে নিম্নোক্ত অর্গানাইজেশন হতে মেম্বারশিপ বা সার্টিফিকেট নিতে পারেনঃ

১। International Organization for Standardization (ISO)

২। Bangladesh Association of Construction Industry (BACI)

৩। Dhaka Chamber of Commerce & Industry (DCCI) / (যার যার) জেলার চেম্বার অফ কমার্স

৪। ইত্যাদি

অন্যান্যঃ

১। লেটিগেশনসঃ কোম্পানির মামলা-মোকদ্দমার কোন বিষয় যদি না থাকে তাহলে প্রয়োজনে একটা এফিডেভিড করে নোটারি করে রাখতে পারেন

২। ডেবারমেন্টঃ কোন কারণে কোন কর্তৃপক্ষ কর্তৃক ডেবার্ড হয়ে থাকলে তার জন্য যথাযথ এবং বিশ্বাসযোগ্য কারণ দর্শিয়ে ডকুমেন্ট প্রস্তুত রাখুন।